Реєстрація договорів про визнання електронних документів

Матеріал з База знань FREDO
Перейти до навігації Перейти до пошуку

З 25 листопада 2015 року "Для покращення сервісного обслуговування платників при поданні податкових документів в електронній формі Державною фіскальною службою України доопрацьовано електронний сервіс «Реєстрація договорів про визнання електронних документів»".

Старі та нові секретні ключі у одному каталозі
Рис. 1. Старі та нові секретні ключі у одному каталозі

Є два варіанти: попередні сертифікати ЕЦП ще діють, і вам потрібно продовжити їх реєстрацію і другий варіант — термін їх дії закінчився:

Попередні ключі ЕЦП ще діють — ми настійливо рекомендуємо нові ключі ЕЦП отримувати завчасно, з терміном початку дії як мінімум за декілька днів до закінчення дії попередніх, щоб за допомогою попередніх ключів зареєструвати нові. Зверніть увагу, для коректного підписання та відправки повідомлення, необхідно щоб старі сертифікати ще не закінчили дію, та строк дії нових вже розпочався.

Для реєстрації нових сертифікатів вам потрібно виконати наступні дії:

  1. Отримані нові секретні ключі скопіювати в той же каталог, де знаходяться старі ключі. (Рис.1)
  2. В програмі FREDO — Головне меню — Адміністрування — Сертифікати на закладці Встановлені сертифікати додати нові сертифікати (Завантажити з Інтернету або Додати сертифікати). Змінювати комплект підписів не потрібно. (Рис.2)
    Пункт меню "Додати сертифікат"
    Рис. 2. Пункт меню "Додати сертифікат"
  3. Створити нове Повідомлення про реєстрацію ЕЦП у періоді поточного місяця (Головне меню — Звітність — Реєстр звітів — Податкова інспекція — Інші — форма J/F1391103).
  4. В табличну частину внести інформацію про нові сертифікати підписантів (директор, бухгалтер, співробітник), заповнити інші поля та перевірити документ. (Рис. 3)
    Приклад заповнення табличної частини документа
    Рис. 3. Приклад заповнення табличної частини документа
  5. Підписати Повідомлення новими сертифікатами осіб, які вказані у табличній частині та старими сертифікатами керівника та печаткою. (Рис. 4) При підписанні потрібно спочатку вказати каталог, куди були зкопійовані старі та нові секретні ключі, після цього у вікні підпису з’являється можливість вибору яким сертифікатом підписувати — новим чи старим. Дізнатися який сертифікат обраний можна з поля, де вказана дата початку дії сертифікату. Спочатку потрібно вибрати нові сертифікати підписантів, які вказані у табличній частині повідомлення, після цього підписати старим сертифікатом директора та відправити повідомлення підписавши старими сертифікатами печатки;
    Вікно підписання документа.
    Рис.4. Вікно підписання документа.
  6. Подбати про отримання квитанції №2 від ДФС про успішну реєстрацію.

УВАГА! Поки не отримана квитанція №2 про успішну реєстрацію нових ключів ЕЦП, підписувати інші документи потрібно старими сертифікатами ЕЦП. Після успішної реєстрації повідомлення потрібно змінити комплект підписів на нові сертифікати та підписувати документи новими сертифікатами ЕЦП;

  1. Після закінчення дії старих ключів ЕЦП, їх можна видалити з системи.

Якщо старі ключі ЕЦП вже не діють, то потрібно відправити Заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів (J/F1392001).

УВАГА! ДФС додала нову перевірку — зіставлення даних керівника, який підписав новий Договір, з даними про керівника з облікової системи ДФС — Податковий блок.

Для підприємства це означає, що в разі продовження термінів дії ключів ЕЦП після дати їх закінчення, процедура повторного укладення договору, у зв'язку з додатковими перевірками, може зайняти більше часу (попередньо, від 3 до 5 днів).

Таким чином, діяльність підприємства в сфері електронного документообігу з державою і контрагентами буде заблокована на період розгляду договору, що може спричинити за собою штрафи за несвоєчасно подану звітність, реєстрацію ПН/РК відповідно до чинного законодавства.

Звертаємо вашу увагу на дану зміну і рекомендуємо не допускати закінчення термінів дії ключів ЕЦП відповідальних осіб, і завчасно замовити нові ключі. Таким чином, ви уникнете процедури укладення нового Договору про визнання електронних документів і, як наслідок, можливого накладення штрафів на підприємство.